لماذا يفشل البعض في تنظيم مؤتمراتهم

كثيرا ما نرسم لأنفسنا خطة لإنجاز عمل ما وندرسها ونوفر عناصر وجودها ونتوقّع النجاح الباهر، إلا أننا عند التنفيذ نجد أنفسنا قد كسبنا ما لم نحسب له حساب أحياناً في الربح وأحياناً في الخسارة والسبب في ذلك يعود إلى أننا أحياناً نعمل على توفير السببية التامة لإنجاح العمل من توفير المقتضيات وعناصر الوجود ونعمل على رفع موانعه فنحظى بالربح. وأحياناً نركّز على المقتضيات ونغفل عن الموانع أو نلتفت إلى بعض المقتضيات وبعض الموانع وننسى بعضها الآخر فتخرج النتائج غير مرضية. و هذا يتطلب منّا الكثير من الحرص و الحذر بالإضافة للصبر عند التخطيط لأي مؤتمر حتى نقوم بالإلمام بجميع جوانبها. و هناك فارق كبير بين الفشل و الإفشال.. فالفشل قد يرجع الى عدم توفر المقتضيات أو بعضها أو وجود موانع أو بعضها! أما الإفشال فيعود غالباً إلى الموانع وليس إلى المقتضيات، إذ قد تعمل الهيئة المعدة للمؤتمر على توفير كل عناصر الوجود، إلا أن عدم إشراك الآخرين أو عدم استشارتهم أو التنسيق معهم قد يقود البعض إلى اتخاذ موقف مضاد منه لسوء الظن أو لعدم القصور الإيجابي وضع مبدأ العراقيل في طريقه من أجل إفشاله أو يقود البعض الآخر إلى عدم التفاعل أو الاهتمام به بالقدر الكافي الذي يوفر أسباب النجاح وهذه مسألة عويصة يتعرض لها العاملون في الغالب لذلك ينبغي أن ندرس بشكل جيد الموانع والمعوقات لكي نضمن لأعمالنا ومؤتمراتنا النجاح المرضي. و للحصول على نتيجة مثمرة ينبغي الحرص على الآتي:
1. الإدارة القوية: و هي شرط ضروري من شروط نجاح المؤتمرات و يشمل الجانب التنظيمي بشكل كبير سواء كان تحديد أوقات للمتحدثين و أوقات راحة للمدعوين و ترتيب الأولويات و تشجيع المشاركين على الإدلاء بأرائهم و تدوين وقائع المؤتمرات حيث أنها خير وسيلة للحفظ و تضمن نجاح الخطوة التالية لها و هي الخروج بالتوصيات.
2. التحضير المُسبق: و هي خطوة تتطلب بعض الجهد و لكن هل هناك نجاح بدون بذل؟ و عدم وجود هذا الركن الركين يؤدي حتماً الى فشل المؤتمر لأسباب عدة منها عدم قدرة المشاركين على إعداد أنفسهم للتحدث، عدم وجود جدول زمني ينظم أوقات تحدث كل مشارك و أوقات الراحة كما سينتهي الأمر بخيبة أمل المشاركين و عدم إحساسهم بجدوى المشاركة في المؤتمر و المؤتمرات القادمة لنفس الجهة الداعية.
3. مكان المؤتمر: و ينبغي عدم إغفال دور المكان حيث أن بعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في إدامة الاجتماع أو المساهمة الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان الاجتماع مريحاً وجيداً..
فان المكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد أرهقته الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة فإذا شارك في اجتماعات مكثّفة ومركّزة فان ذلك سيرهقه شــديداً فكرياً وجـــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته... فينبغي عدم إفغال هذه النقاط الأساسية عند الشروع في إقامة أي مؤتمر لضمان نجاحه و الخروج منه بتوصيات و نتائج مثمرة تفيد جميع الأطراف المشاركين.

#تنظيم_مؤتمرات
#تنظيم_مؤتمرات_إحترافية
#فعاليات
#تنظيم_فعاليات
#أقوى_نظام_عربي_لإدارة_المؤتمرات
#ديوانية