كيف تُدير مؤتمر من الألف إلى الياء

يقع العديد منا في أخطاء في أثناء إعداد الفاعليات و لا نتنبه لذلك إلا بعد فوات الأوان، بعد أن ينتهي المؤتمر أو الفاعلية و نخرج بالتوصيات و تحدث المفاجأة لاحقا أن كأن شيئا لم يكن و لا نجد التفاعل المرجو من المدعوين و المشاركين بعدها مما يُعد خسارة مادية على صاحب الفاعلية لذا فنجب أن نتنبه لبعض الأمور الهامة منذ البدء في الإعداد للفاعلية و حتى إنتهائها للوصول لأقصى إستفادة ممكنة منها .. و سنقوم بعرض ذلك في النقاط التالية على الترتيب:
1. كتابة الأهداف و جدول المهام و الأعمال: حيث نحتاج الى تعريف واضح عن الأمور التي تأمل المؤسسة / الشركة من تحقيقها من الفاعلية لأن ذلك سيعمل على تشكيل بقية القرارات الخاصة بها كما يجب معرفة من نُريد أن نخاطب بهذه الرسالة قبل البدء في تنظيم أي فاعلية أخرى.
2. الميزانية: و هي من الأمور الهامة حيث لا يمكن البدء و الإعداد لأي فاعلية بغير معرفة المبلغ المتوقع إنفاقه و تقسيمه على مراحل الفاعلية و من المهم جدا الإلتزام بالمبلغ الموضوع للفاعلية لتجنب وضع المؤسسة / الشركة في موقف حرج و من ثمّ لا قدر الله تفشل الفاعلية.
3. تحضير قوائم المشاركين و المدعوين و التأكد من مناسبة عددهم للمكان المُقام فيه الفاعلية و كذلك الميزانية الخاصة بالفاعلية.
4. إختيار المكان الملائم لإقامة الفاعلية و يجب وضع بعض الأمور في عين الإعتبار قبل إختيار المكان مثل: سهولة الوصول للمكان، وجود أماكن مخصصة لوقوف سيارات المشاركين، قربها من المطارات و القطارات و المواصلات العامة و الفنادق قدر المستطاع، ملائمة المكان لعدد المشاركين و المدعوين و كذلك من أجل راحة المدعوين و المشاركين و هو شيء هام جدا لا ينبغي إغفاله.
5. إرسال الدعوات للمشاركين عن طريق البريد أو أي قنوات أخرى مثل البريد الإليكتروني، الموقع الإليكتروني أو تطبيق الجوال الخاص بالمؤتمر.
6. التعاون مع موظفي المكان المُقام فيه الفاعلية حيث أنهم على دراية أكبر بما يصلح و ما لا يصلح من خلال المؤتمرات/ الفاعليات السابقة و المشابهة.
7. الإهتمام بإعداد وسائل الإنتقال للمدعوين و المشاركين القادمين من أماكن بعيدة أو من خارج حدود المكان المقام فيه الفاعلية.
8. إعداد قوائم الطعام و الشراب حيث أنه في الغالب ما تمتد الفاعليات لفترات طويلة يجب أن يتخللها فترات راحة و ترك الفرصة للمدعوين و المشاركين بتناول بعض المشروبات أو الوجبات الخفيفة لإستعادة نشاطهم و يجب أيضا الإنتباه لتنوع الأصناف حتى تلاقي مختلف الأذواق.
9. الهدية الترحيبية و يجب إختيارها بعناية و وضعها في مكان جلوس كل مدعو و يجب أن تكون ذات قيمة عالية و ذلك كشكل من أشكال الترحيب و الشكر لهم على حضورهم.
10. إختيار الأشخاص المشاركين الذين سيقوموا بإلقاء الخطابات بعناية و وضع جدول خاص بذلك فيه أسمائهم و الموضوع محل الخطاب و كذلك الوقت المخصص لكل مشارك و كذلك الوقت المناسب للإستراحات و الحرص على متابعة أن جميع المشاركين و المدعوين يحصلون على القسط المناسب للراحة.
11. توجيه كلمة شُكر للمدعوين في نهاية الفاعلية و تمني للجميع التوفيق و التأكيد على الحرص على تنفيذ و متابعة التوصيات.


#تنظيم_فعالية_بإحترافية
#كيفية_تنظيم_فعالية